5 công cụ giúp ngăn chặn thảm họa email

Việc vừa gửi đi một email nhưng ngay sau khi nhấn nút “send” bạn nhận ra rằng trong email của mình có một số thứ không nên có, tuy nhiên lúc này mọi sự đã an bài, không có cách nào có thể ngăn chúng đến với người bạn định gửi.

Những vấn đề rủi ro như trên có thể phá hỏng mối quan hệ, đặc biệt trong công việc nó có thể trở thành một thảm họa. Chúng ta không thể làm gì hơn khi đã nhấn nút “Send”, vậy có cách nào có thể tránh mắc phải những rủi ro này? Đây là 5 công cụ có thể giúp bạn tránh được những sai lầm chết người đó.

1. ToneCheck

Phần mềm ToneCheck hiện đang trong giai đoạn thử nghiệm (Beta), đây là một sản phẩm của Lymbix, sử dụng sự phân tích cảm tính để nhận diện và đánh dấu các câu được cho là dễ gây cảm xúc bên trong email. Người dùng có thể sử dụng nó như một plug-in miễn phí cho Microsoft Outlook 2007 và 2010. ToneCheck cho phép thiết lập mức khoan dung với các từ nhậy cảm. Nếu trong nội dung email có những từ có chứa cảm xúc vượt quá ngưỡng cho phép này, chỉ thị "Tone Alert" màu đỏ sẽ xuất hiện để báo cho người dùng biết. Khi đó các bạn có thể xem lại các câu được đánh dấu để thay thế với các nội dung cho phù hợp.

2. Reply to All Monitor

Một sản phẩm khác mang tên Reply To All Monitor của hãng phần mềm Sperry Software cũng là một add-in của Outlook, phần mềm này tập trung vào các Reply cho email, đặc biệt là việc Reply to All. Phần mềm được bán với giá 14.95$ này cung cấp cho người dùng một số nhắc nhở và sự xác nhận nhằm ngăn chặn việc người dùng vô tình tiết lộ quá nhiều thông tin với những người thích hợp trên email. Đầu tiên, như tên ngụ ý của nó, nó sẽ yêu cầu người dùng xác nhận trước khi gửi một thông báo "Reply to All", bằng cách này bạn sẽ phải xem lại những ai mà bạn sẽ gửi thư đến. Nếu bạn nhận được một thư được gửi bằng hình thức BCC, chương trình sẽ nhắc nhở bạn trước khi reply để bạn không bị tiết lộ rằng mình là một người nhận giấu tên.

3. Safeguard Send

Một add-in khác của Sperry mang tên Safeguard Send, công cụ này sẽ giúp người dùng xem xét lại nội dung lần nữa trước khi gửi đi một email ra ngoài công ty. Với giá 24.95$, Safeguard Send cũng có thể cảnh báo người dùng khi email của họ gồm các từ nào đó, chưa có dòng "subject" hay có nhiều hơn số người nhận nào đó.

4. VaporStream

Người dùng có thể sử dụng phần mềm này để tránh việc copy, chuyển tiếp, lưu và in email không theo dự định, VaporStream là một hệ thống tin nhắn bí mật dựa trên đám mây sẽ làm “bốc hơi” các tin nhắn sau khi người nhận đã đọc. Với mức giá 7.50$ mỗi tháng, công nghệ này tích hợp với các nền tảng email hiện hành – thậm chí sử dụng các danh sách email đang tồn tại – nó cho phép đính kèm các file Microsoft Excel, PowerPoint hoặc Word. Các đính kèm như vậy sẽ được chuyển đổi thành dạng ảnh mà người nhận không thể lưu mà chỉ có thể xem được trong bộ xem đính kèm của VaporStream. VaporStream sử dụng mã hóa mức quân sự và tính năng lọc từ khóa có thể ngăn chặn các cuộc trò chuyện nhậy cảm xuất hiện mọi lúc.

5. Thông minh trong danh bạ: Xobni và Rapportive

Xobni và Rapportive cả hai đều là các công cụ cũng rất quan trọng. Xobni là một plug-in của Outlook và ứng dụng BlackBerry, nó không chỉ giúp người dùng tránh được các cuộc trò chuyện hay các email tiêu cực mà còn lấy danh sách liên lạc từ các site mạng xã hội như Facebook để đưa chúng vào nội dung, nhắc nhở người dùng các sự thật chính về kết nối của họ. Xobni có một phiên bản miễn phí cũng như phiên bản “pro” với mức giá 7.99$ mỗi tháng. Trong khi đó Rapportive là một công cụ miễn phí cho Gmail, nó giúp hiển thị mọi thứ về danh sách liên lạc của bạn bên trong hòm thư.